Incrementar las ventas dentro de la organización parece ser un reto sin importar el momento en el que estemos viviendo, esto sin importar que seas una empresa de uno o de muchos usuarios. Y la pregunta es como ¿Cómo incrementar las ventas en los próximos 30 días?

Y por que 30 días y no menos o más, sencillamente por que muchas veces el gasto operativo muchas veces no puede ser soportado más allá de esos 30 días por que hay que pagar gastos corrientes y fijos como: sueldos, renta, licencias, luz, tarjetas de crédito, impuestos y un largo etc.

Consejo 1: La disciplina y constancia atrae beneficios.

El primer consejo es hacerse del hábito de vender, y la constancia de ser disciplinado en el estudio y capacitación constante. Esto hago hincapié ya que cualquiera puede ser constante en la venta, pero si no se capacita en el producto o servicio que ofreces solo harás transacciones de una sola vez, y el desgaste no habrá valido la pena.

Ya que vender la primera vez es el trabajo más complicado en lo que generas la suficiente confianza y credibilidad antes de que alguien te compre algo.

Así que ten el hábito de vender y capacitarte y para ello ocupo dos herramientas esencialmente para poder hacerme de hábitos.

Estas herramientas son:

• Outlook
• Teams
• Ideas Viva
• Teléfono

Microsoft Outlook como administrador de tiempo.

Outlook puede ser más que una sola herramienta de administración de correo electrónico, que es donde muchos se quedan. La administración de tiempo es ideal tenerla en tu Outlook de Microsoft 365, debido a que puede ir contigo sin importar donde estes con casi cualquier dispositivo.

En Outlook puedes gestionar tu calendario personal, así como el del trabajo, calendarios externos, calendarios compartidos, calendarios de equipos, etc. Para poder tener de un solo vistazo tu calendario.

Con esto en mi caso las mañanas son para capacitarme, así como en las tardes y después de las 11 am me dedico a buscar prospectos o todo lo relacionado con las ventas y además asigno tiempos de concentración.

Esto permite enfocarme a las actividades que requiero ponerle atención y bloqueara mi calendario para poder con esto empezar a mejorar la prospección y venta con clientes. Y aunque puedo tener algunas citas adicionales o encimadas, las puedo tener así por temas de darle prioridad a una u otra.

Microsoft Teams e Ideas Viva para mejorar la comunicación y optimizar el tiempo de concentración.

Aunque título lo dice todo a grandes rasgos, el poder decir como es esa reservación y comunicación es importante, porque esta comunicación además de que puede ser asincrónica o en tiempo real es importante definir esta comunicación.

La comunicación al llevarla a cabo con Microsoft Teams, permite tener esta comunicación constante con clientes, proveedores e internamente, por que en las ventas necesitas tener muchas veces comunicación en esos 3 niveles.

Internamente te puede ayudar a preguntar a alguien más si ya a tenido experiencia con el trato de ese cliente y preguntar algunos Tips, solicitar descuentos especiales a tu director comercial o tener muy presente con el área de marketing los descuentos y promociones que hay en este momento.

También la comunicación la puedes llevar internamente, cuando tu empresa es B2C y B2B y requieres conocer si el producto que te solicita el cliente esta dentro de alguna de tus sucursales o almacenes para poder garantizar el producto lo más pronto posible.

Como hacer la comunicación recordemos que la primera forma por Microsoft Teams puede ser por:

• Chat,
• Llamada 1 a1,
• Llamada 1 a muchos,
• Reunión
• Llamada de voz (RTC) o
• Videoconferencia

¿Cuál elegir? Esto dependerá de la complejidad de la solución que ofrezcas o de tus necesidades de ese preciso momento.

Cuando uno se comunica con los clientes igual puede ser por llamada 1 a 1 por Microsoft Teams ya sea por que también tienen Microsoft 365 o simplemente por que cuentas con el complemento de “Sistema telefónico” y un plan de llamadas por ejemplo con Net2phone para sacar llamadas a exteriores (RTC) y centralizar la comunicación con el cliente marcándole a su celular o teléfono fijo de oficina. Lo mismo pasa con proveedores.

Y por último Viva Ideas me permite ayudarme a reservar tiempo para diferentes actividades y obtener también recomendaciones de salud sin importar que trabaje 100% en oficina o Home Office o tenga un esquema hibrido.

Así que esto te permitirá enfocarte en las llamadas que requieres con clientes y centralizar la comunicación de forma rápida y sencilla teniendo un conmutador completo en la nube. Además de obtener métricas sobre el uso de tiempo en llamadas o el tiempo de concentración para la elaboración de las propuestas comerciales.

Consejo 2: Llevar una buena administración de clientes.

Para llevar una buena administración de clientes lo puedes hacer desde algo muy sencillo utilizando la herramienta de Excel con el registro de actividades o utilizar herramientas dedicas a ello como el CRM Dynamics 365 el cuál se complementa muy fácilmente con tus herramientas de productividad de Microsoft 365.

La administración de clientes no tiene que ser compleja o abrumadora y tener el hábito de registrar los clientes en un CRM como el de Microsoft te será muy útil y fácil de dar seguimiento a las actividades que necesitas realizar.

Dynamics 365 sales es la herramienta que te ayudara a:

• Crear cuentas
• Crear Contactos
• Ver clientes potenciales
• Oportunidades
• Competidores
• Crear ofertas
• Crear pedidos
• Facturas
• Fijar objetivos
• Ver previsiones
• Ligar campañas de marketing

Y todo eso en un solo lugar. Pero si solo te quieres enfocar a vender lo mejor es que solo puedes adquirir el modulo de ventas y a partir de ello dar un mejor seguimiento de actividades de tus clientes y prospectos.

NOTA: Antes no olvides que esto requiere disciplina para vender y estar en constante capacitación.

Te comparto un ejemplo del proceso de ventas que posiblemente es lo que tu manejas:

Ilustración 1 Fuente: Microsoft https://learn.microsoft.com/es-mx/training/modules/explore-dynamics-365-sales/3-review-sales-lifecycle

Lo mejor es que vuelves a centralizar información porque además te apoyas con:

• Outlook
• Teams
• Viva Sales

Impulsa las ventas con Viva Sales.

El tener ya centralizada parte de la información con el CRM lo que se requiere es que al momento de agregar la información de los clientes y proveedores sea de forma rápida y eficiente para no perder tanto tiempo y dedicarnos a lo que es importante.

¡Generar valor a nuestros clientes es lo mas importante, como consecuencia viene el ingreso de capital!

Viva Sales se convierte entonces en una aplicación de experiencia del vendedor que permite capturar datos a cualquier sistema CRM y sobre todo al de Dynamics 365 y que se puede incorporar con Microsoft Teams.

Puedes probar la versión preliminar en la siguiente liga: Announcing Microsoft Viva Sales public preview: The future of work for salespeople – Microsoft Community Hub

La experiencia de agregar información para hacer lo que te apasiona que es vender con la combinación de la tecnología adecuada permite agregar información de forma rápida y oportuna al CRM Dynamics 365 para seguir con la comunicación.

Todo con el objetivo de generar mayores ingresos y cubrir las cuotas de forma eficiente con la generación de valor al cliente.

Consejo 3: Planea tus tareas con antelación.

Planear tu semana y mes ayuda a tener mejores resultados y poder tener el objetivo claro de que es lo que tienes que hacer en el momento adecuado. Hay muchas veces que tenemos muchas actividades adicionales a las de vender.

Estas actividades pueden llegar a mermar el tiempo que nos liberan para hacer las ventas y más si estamos trabajando de forma hibrida, así que tomar buenos hábitos y mejorar nuestras habilidades técnicas y blandas nos ayudara a ser mejores.

Aquí me apoyo mucho de:

• Microsoft To-Do
• Dynamics 365
• Outlook

Alista las tareas por las que son importantes.

Las tareas que tenemos en el día a día son muchas y todas estás actividades pueden mermar en la actividad principal de las ventas. Es por ello de suma importancia poder definir el tipo de actividad que tenemos y debemos desarrollar.

Estas tareas pueden ser de diferentes fuentes, así como de relevancia para nuestras actividades. Es por ello por lo que me ocupo la metodología Eisenhower que me permite clasificar las tareas según la prioridad de importancia y donde Microsoft To-Do es ideal para ello.

Esto permite que las tareas junto con Outlook puedas agregarlas al calendario para asignar un tiempo para el desarrollo de estas.

Tal vez entre las tareas que tienes que realizar son:

• Buscar 10 nuevos prospectos por día
• Dar seguimiento a clientes por CRM
• Leer correos
• Solicitar apoyo de presentación de ERP
• Crear presentación de Logitech Dock
• Crear propuesta de venta para Cliente 2
• Crear propuesta de venta para cliente 3
• Solicitar corrida financiera de equipos
• Marcar a 10 clientes actuales para conservar contacto
• Marcar a 5 proveedores para mejorar la relación

Como verán con esto podemos tener las diferentes tareas y estás se pueden ir agregando de igual forma a nuestro calendario de Outlook simplemente con arrastrar nuestra tarea.

Una vez que uno a agregado la tarea ya sea desde el dispositivo móvil, la aplicación de escritorio o en línea podemos arrastrar las actividades según nuestra conveniencia.

Haz lo que dijiste qué harías con el cliente en el tiempo indicado.

Dynamics 365 te ayudara a incrementar las ventas permitiéndote hacer las actividades que necesitas con el cliente en el momento indicado sin perder el objetivo de la actividad y con el contexto adecuado permitiendo tener más información para un seguimiento correcto.

Ya sea que este fuera visitando un cliente, trabajando en casa o en la oficina tu puedes verificar las tareas que tienes que hacer directamente con los clientes desde Dynamics, lo cuál lo hace rápido y fácil de acceder.

Puedes ver todas las tareas y aplicar filtros o simplemente entrar a las diferentes oportunidades registradas y no solo ver la tarea que tienes por hacer, sino también tener el contexto de las demás actividades para mejorar la presentación o relación con tu cliente.

Conclusión de los 3 consejos para incrementar ventas.

El generar hábitos nuevos como el seguir capacitándote es importante para alcanzar los objetivos comerciales, ya sea que seas un ejecutivo de ventas, director comercial, emprendedor o tengas un pequeño negocio.

Adoptar nuevas herramientas que pueden ser de fácil acceso y hacer más con menos es posible en estos días en donde hablamos el adoptar en resumen 2 licencias, un complemento y un plan de llamadas si deseas centralizar la comunicación.

Estas herramientas para mejorar e incrementar las ventas son:

• Outlook
• Microsoft Teams
• Microsoft To-Do
• Dynamics 365
• Viva Sales
• Ideas Viva

Recuerda que toda la información debe estar segura y con Microsoft 365 lo puedes lograr de una forma sencilla como en el artículo pasado 5 directivas de seguridad que puedes habilitar de forma rápida en Microsoft 365.

Y varias de estas herramientas las adquieres con Microsoft 365 desde $106 MX por usuario al mes y el CRM desde $1,372 MX al mes. Esto sería el equivalente a $74 USD aproximado al mes por usuario al mes.

Pero en definitiva adoptar estas herramientas y enfocarlas a ventas te darán más de eso siguiendo los 3 consejos anteriores:

1. La disciplina y constancia atrae beneficios.
2. Llevar una buena administración de clientes.
3. Planea tus tareas con antelación.

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