Crear una regla en Outlook puedes ser un gran beneficio cuando estamos recibiendo muchos correos, para evitar una sobre saturación de estos, y tener todo en orden.

En mi caso a mi bandeja principal llegan un promedio de 37 correos y a esto hay que sumarle suscripciones a blogs, newsletter y fuentes RSS con lo que tal vez se podrían agregar 100 entradas de correo adicionales o un poco más.

En resumen, puede ser un caos si no se administra bien el correo.

¿Por qué hacer reglas en Microsoft Outlook?

Como mencionaba primeramente es para evitar un caos en el correo y después tener sobre saturado el correo por que simplemente nunca nos dio tiempo de revisar los miles de correos que se pueden acumular en menos de un mes.

Así que algunas situaciones por las que crear reglas son:

• Eres un microempresario con un socio que necesitan revisar un correo dedicado a la parte comercial.
• Necesitas poner avisos con los clientes top de tu empresa
• Requieres que se genere como una tarea
• Necesitas administrar la información por el tipo de contenido en el asunto del correo.
• Buscas hacer que los correos lleguen a una carpeta
• Buscas que se reenvíen los correos a alguien de forma automática

¿Cómo hacer que los correos lleguen a una carpeta en Outlook?

1. Abre Outlook.
2. Copia el correo del remitente o remitentes que deseas mover a una carpeta.

3. Da clic en Archivo y en la sección Información da clic en el botón Administrar reglas y alertas.

4. En la ventana emergente Reglas y Alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico, da clic en Nueva regla

5. En el Asistente para reglas, en el Paso 1: seleccione una plantilla selecciona de la sección Mantenerse organizado la opción Mover a una carpeta los mensajes de una persona. Y después da clic en el botón Siguiente.

6. En la sección ¿Qué condiciones desea comprobar? En el Paso 1: Seleccione condiciones verifica que este solamente seleccionado de personas o grupo público y en la sección Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), da clic en Personas o grupo público.

7. Te abre la venta Dirección de la regla en De, pega el correo o correos que copiaste en el paso 2, o selecciona al contacto desde tu libreta de direcciones y da clic en el botón Aceptar para cerrar la venta y regresar a Asistente para reglas. Da clic en el botón siguiente.

8. En la sección ¿Qué desea hacer con el mensaje? En Paso 1: seleccione una o varias acciones debe estar seleccionado detener el proceso de más reglas y mover a la carpeta especificada.

NOTA: Puedes seleccionar más acciones como reenviarlo a personas o grupo público y poner el correo electrónico de la otra persona que requieres que vea el correo. Por ejemplo, tu socio en el ejemplo de la microempresa o ventas donde la cuenta del cliente ya está asignada a algún ejecutivo de ventas.

9. En el Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado) da clic en el vínculo mover a la carpeta especificada

10. En la ventana emergente Reglas y alertas nos solicitara que seleccionemos o creemos la carpeta a donde deseamos mover los correos del remitente del paso 7. Da clic en Aceptar para regresar al Asistente para reglas y da clic en Siguiente

11. En ¿Hay excepciones? Tú puedes definir alguna excepción para que no aplique la regla, de lo contrario da clic en el botón Siguiente.

12. En Termine de configurar la regla en el Paso 1: especifique un nombre para esta regla, lo recomendable es que ponga un nombre que haga sentido y fácil de entender de que va la regla. Piensa en nombre corto. En el Paso 2: Configure las opciones de regla selecciona las dos casillas: Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada” y Activar esta regla.

NOTA: Es recomendable activar la tercera casilla cuando tenemos más de un correo configurado en Outlook y si deseamos que se replique esa regla a los demás correos electrónicos, de lo contrario déjenla desactivada.

13. Da clic en Finalizar. Esto ejecutara la regla.

14. Por último, da clic en el botón Aplicar.

15. Da clic en el botón Si cuando pregunte ¿Estás seguro de que es esto lo que desea hacer?

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