¿Cuánto dinero pierde su empresa buscando información?

¡La información existe, pero nadie la encuentra!

¿Has pensado alguna vez cuánto dinero pierde tu empresa u organización simplemente por búsquedas de tus propios colaboradores y lo que eso representa, baja productividad, no concluir contratos, demoras en entregas, etc.?

Imagina que un colaborador necesita localizar un contrato firmado hace seis meses, un procedimiento actualizado, estados financieros o un informe comercial para atender un cliente. La información existe dentro de la organización, pero esta se encuentra dispersa entre correos electrónicos, carpetas compartidas, computadoras personales, aplicaciones en la nube (WhatsApp, Teams, etc.) y sistemas aislados (Aspel, Contpaqi, etc.)

Las tecnologías de información fueron creadas para facilitar el acceso a la información y el conocimiento. Sin embargo, en muchas organizaciones y más de lo que podrías pensar, sucede lo contrario, ya que los colaboradores destinan una cantidad considerable de tiempo buscando información en lugar de utilizarla para generar valor dentro de la organización y sus propios clientes y esta situación representa un costo oculto que afecta directamente a la eficiencia de la organización y la misma rentabilidad de la empresa.

El costo invisible de buscar información del cual no estabas consciente.

McKinsey & Company reportó que los trabajadores del conocimiento invierten aproximadamente 1.8 horas al día, equivalente a 9.3 horas por semana, buscando y recopilando información necesaria para realizar sus actividades (Knowtopia, 2026). En México se considera que se trabajan 285 días al año, por lo que el tiempo que se invierte en la búsqueda de información es de 513 horas al año o lo que sería 64 días al año simplemente buscando información.

Por su parte, la firma de investigación IDC estima que los trabajadores del conocimiento dedican alrededor de 2.5 horas diarias, representando el 31% de tiempo de la jornada laboral, buscando información de acuerdo con la percepción de directivos por falta de comprensión de como encontrar información y falta de tiempo (IBM, 2026). Esto se trasladaría entonces a 89 días al año simplemente buscando información, un 39% más en comparación con el estudio de McKinsey.

Dicho de otra manera, una empresa podría estar pagando entre 2.9 y 4.1 meses al año simplemente en la búsqueda del año considerando que se trabaja al mes un promedio de 21.5 días en el mes en México.

¿Cuánto dinero representa esta pérdida?

Analicemos un ejemplo práctico de una organización con los siguientes datos:

• 50 empleados administrativos
• Salario promedio mensual de $25,000
• Otros costos entre 30 y 35% (Prestaciones, impuestos, espacio, equipo, administración): $8,750
• Costo real empresarial por colaborador: $33,750
• Jornada laboral promedio en México: 190 horas

El costo aproximado por hora sería: $33,750 / 190 = $177.63

Si cada colaborador pierde 1.8 horas diarias buscando información: 1.8 horas x 177.63 = $319.73 diarios

Para una plantilla de 50 colaboradores: 319.73 x 50 = $15,986.70 diarios

Considerando que en México se trabajan 285 días al año: $15,986.70 x 285 = $4,556,209.50 anuales

Esto significa que una organización de tamaño medio podría estar perdiendo más de cuatro millones y medio al año únicamente por la dificulta de encontrar la información adecuada de cada colaborador. Esta cifra ni siquiera considera el costo de errores, retrabajos, retrasos en proyectos o pérdidas de oportunidades comerciales, por lo que ese número incrementaría.

La productiva ¿depende del acceso al conocimiento?

La economía moderna se basa cada vez más en trabajadores del conocimiento, y con la inteligencia artificial es mayor, debido a que los colaboradores de los colaboradores dentro de sus funciones, la principal consiste en utilizar la información para tomar decisiones, resolver problemas y generar innovación.

En investigaciones recientes como el de (Joseph Kintu, 2025) y (Guðrún Óskarsdóttir et al., 2022) convergen en una conclusión central: la productividad de los trabajadores del conocimiento depende mucho más de factores humanos, sociales y organizacionales que del control, supervisión o medición tradicional del trabajo. Pero la gestión personal del conocimiento es crítica según (Guðrún Óskarsdóttir et al., 2022), ya que los trabajadores más productivos son los que son capaces de encontrar información rápidamente, organizar conocimiento, reutilizar experiencias previas, aprender de otros expertos y mantener redes de información útiles, por lo que la productividad depende de qué tan bien gestionan su propio conocimiento.

Por lo tanto, cuando los colaboradores no encuentran fácilmente la información que necesitan, ocurren situaciones como:

• Duplicación de documentos.
• Repetición de tareas ya realizadas.
• Retrasos en proyectos.
• Dependencia excesiva de ciertos colaboradores.
• Decisiones tomadas con información incompleta.
• Incremento de costos operativos.

En consecuencia, la capacidad de encontrar información de forma rápida se convierte en una ventaja competitiva para cualquier organización, sin importar el tamaño o a que se dediquen.

El papel de la intranet como solución estratégica.

Ante el problema mencionado, muchas organizaciones han implementado intranets corporativas para ayudarles a centralizar y organizar el conocimiento que se va creando dentro de la organización.

Una intranet es una red privada que permite concentrar documentos, procedimientos, políticas, formularios, noticias, directorios y recursos organizacionales en una única plataforma accesible para los colaboradores autorizados dentro de la empresa (Microsoft, 2026).

De acuerdo con (Microsoft, 2026), este señala que una arquitectura de información bien diseñada integra elementos como:

• Navegación estructurada
• Metadatos
• Búsqueda inteligente
• Personalización de contenido
• Control de acceso
• Cumplimiento normativo

Todo esto con el objetivo de garantizar que los usuarios encuentren el contenido correcto en el momento adecuado según su perfil de cada colaborador sin olvidar la seguridad o cumplimiento del manejo de la información. Por lo que la seguridad y disponibilidad son dos caras de la misma moneda.

Seguridad y disponibilidad en tu propia intranet.

El National Institute of Standards and Technology (NIST) establece controles de seguridad y privacidad para sistemas y organizaciones de información para proteger todo lo que involucra una organización, pública o privada, como personas, procesos, otras organizaciones, etc. Y establece que los sistemas empresariales deben implementar controles relacionados con la autenticación, autorización, monitoreo, auditoría y protección de la información para poder cubrir la triada de la ciberseguridad (Confiabilidad, Disponibilidad e Integridad de los datos).

Además, las arquitecturas modernas de seguridad recomiendan enfoques o marcos de trabajo como Zero Trust (Confianza cero), segmentación de redes y una gestión avanzada de identidades para reducir riesgos de acceso no autorizado.

Por lo tanto, una intranet moderna, debe lograr un equilibrio entre la seguridad y accesibilidad, en donde la información debe estar protegida y al mismo tiempo disponible para quienes necesiten trabajar con dicha información según su rol o permisos de cada usuario.

El verdadero costo no está en la tecnología, sino en la ineficiencia de tu empresa.

Normalmente, muchos dueños, directivos, colaboradores y tomadores de decisiones creen que subirlo a la nube es tener una intranet o que implementar una intranet (Sistema de gestión documental) suele representar un gasto innecesario para su empresa ya sea porque consideran que manejan poca, información, son pequeños, ilusoriamente que su información no es importante, etc. Sin embargo, la evidencia demuestra que el costo real se encuentra en la ineficiencia.

Una empresa no pierde dinero por almacenar información ya sea en un servidor, usb, disco duro portátil, computadora, CD’s, etc. Pierde dinero cuando sus colaboradores no pueden encontrarla de forma fácil y segura como se demostró anteriormente.

Cada minuto invertido buscando documentos, correos electrónicos o procedimientos representa para una organización tiempo productivo perdido y que este puede reflejarse en dinero constante y sonante, y esto multiplicado por decenas o cientos de colaboradores, este problema se transforma en una pérdida económica considerable que impacta directamente en la competitividad de la organización.

Conclusión

Buscar de forma ineficiente la información es uno de los costos ocultos más importantes dentro de las organizaciones y diversos estudios muestran que los colaboradores pueden dedicar hasta 2.5 horas diarias a localizar información para realizar sus funciones, representando hasta el 30% de su jornada laboral

La pérdida de tiempo buscando información no debe verse como un problema menor ni como una simple incomodidad operativa, sino como un costo oculto que afecta directamente la productividad, la rentabilidad y la competitividad de las organizaciones. Como se mostró a lo largo del artículo, cuando la información existe, pero no está organizada, centralizada ni disponible de forma segura, los colaboradores destinan una parte considerable de su jornada laboral a buscar documentos, procedimientos o datos que deberían estar al alcance en cuestión de segundos o minutos.

Implementar una intranet o un sistema de gestión documental no representa únicamente una inversión tecnológica, sino una decisión estratégica para mejorar la forma en que la empresa administra su conocimiento, facilitando el acceso seguro, ordenado y oportuno a la información reduciendo retrabajos, acelerando la toma de decisiones para mejorar la colaboración interna y aprovechar mejor el talento de sus colaboradores.

Organizar, centralizar y asegurar el conocimiento no es solamente una cuestión tecnológica; es una decisión que impacta directamente en la rentabilidad de la empresa. Por ello, el verdadero riesgo no está en invertir en tecnología, sino en seguir operando con información dispersa, duplicada o difícil de localizar.

En un entorno cada vez más competitivo y dependiente del conocimiento, las empresas que logren convertir su información en un activo accesible y seguro estarán mejor preparadas para crecer, innovar y responder con mayor velocidad a las necesidades de sus clientes.

Por que la pregunta hoy en día ya no es: ¿cuánto cuesta implementar una intranet? La verdadera pregunta es: ¿Cuánto dinero está perdiendo su empresa cada día por no encontrar la información que ya posee?

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Bibliografía

Guðrún Óskarsdóttir, H., Valur Oddsson, G., Þór Sturluson, J., y Jóhann Sæmundsson, R. (2022). Towards a Holistic Framework of Knowledge Worker Productivity. Administrative Sciences, 12(2). https://doi.org/https://doi.org/10.3390/admsci12020050

IBM. (20 de Agosto de 2026). Universidad Cognitiva para Watson Systems SmartSeller. IBM: https://www.ibm.com/support/pages/cognitive-university-watson-systems-smartseller

Joseph Kintu, G. (2025). Theorizing knowledge worker productivity: utilizing a multi-theoretical approach . Journal of Work-Applied Management, 17(2), 174-186. https://doi.org/https://doi.org/10.1108/JWAM-09-2024-0127

Knowtopia. (20 de Agosto de 2026). Employees spend 1.8 hours every day searching information. Knowtopia. Your Data, Your Solution: https://knowtopia.net/employees-spend-1-8-hours-every-day-searching-information/

Microsoft. (22 de Agosto de 2026). Introducción a la arquitectura de la información de SharePoint. Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/es-mx/sharepoint/information-architecture-modern-experience

Microsoft. (21 de Agosto de 2026). SharePoint, herramientas de software de colaboración en equipo. Microsoft: https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/sharepoint/collaboration#tabs-pill-bar-occfa1_tab3